O que é gestão de contratos na cadeia de fornecimento?
A gestão de contratos na cadeia de fornecimento tem como objetivo administrar os acordos estabelecidos com os parceiros de negócio, garantindo o cumprimento dos compromissos e consequentemente o abastecimento de toda a cadeia.
Presentes em todas as etapas, desde a compra de insumos, passando pelo armazenamento e transporte, gerenciar contratos estabelecidos com fornecedores vai muito além do simples acompanhamento da criação, execução e encerramento da relação comercial.
A gestão de contratos estabelece a base para a relação com fornecedores e define os termos que guiarão essa relação. Contratos bem estabelecidos minimizam riscos e garantem a conformidade no que diz respeito a prazos e qualidade, garantindo que as partes envolvidas cumpram as obrigações previamente estabelecidas.
Qual a importância da gestão de contratos na cadeia de fornecimento?
A gestão de contratos desempenha um papel crucial para o bom funcionamento de uma cadeia de suprimentos. Veja por quê:
1. Garante a conformidade
Contratos bem gerenciados garantem que todas as partes envolvidas cumpram com as obrigações acordadas, o que assegura que a entrega de produtos e serviços seja feita de acordo com os padrões estabelecidos, incluindo aspectos relacionados à qualidade, prazos de entrega e compliance.
Esses termos ajudam a mitigar riscos ao definir expectativas e responsabilidades, reduzindo a probabilidade de problemas e conflitos. Isso faz com que a empresa inclusive esteja melhor preparada para quaisquer auditorias que vier a sofrer
Por exemplo, a fim de assegurar a entrega no prazo estipulado, a empresa pode estabelecer uma penalidade caso o fornecedor entregue fora do prazo sem prévio aviso. Além de garantir a conformidade com os padrões estabelecidos, evita uma série de contratempos com o desabastecimento de insumos ou serviços.
2. Controle de custos
Um bom gerenciamento de contratos permite que a empresa negocie preços favoráveis e evite custos adicionais não planejados. Assim garante melhor previsibilidade no orçamento e mantém o controle sobre os preços acordados.
Por exemplo, uma fábrica automotiva que mantém uma boa gestão no contrato com seus fornecedores pode negociar condições favoráveis na aquisição de uma grande quantidade de componentes, evitando custos extras com entregas urgentes ou com ajustes de preços inesperados.
3. Relacionamento com fornecedores
Um gerenciamento eficiente de contratos fortalece o relacionamento com os fornecedores, promovendo a confiança, a transparência e a colaboração.
Isso resulta em parcerias mais sólidas, onde ambos estão com as expectativas alinhadas e comprometidos com o cumprimento dos prazos acordados.
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Consequências de um mau gerenciamento de contratos na cadeia de fornecimento
Achar que o contrato com o fornecedor é um mero documento a ser arquivado depois da assinatura é um equívoco e quem insiste eu não fazer uma boa gestão dos acordos firmados com os fornecedores, pode pagar um preço alto no médio e longo prazo.
A falta de monitoramento pode resultar em descumprimento de prazos, falta de conformidade com o produto ou serviço de prazos e até mesmo oportunidade de melhorias que poderiam elevar a qualidade do serviço oferecido.
E sabendo que um insumo, produto ou serviço fazem parte de uma grande engrenagem que é a cadeia produtiva, prazos perdidos podem levar a interrupções na produção, atrasos na entrega de produtos e consequentemente perda de receita e de clientes.
Além deste cenário contribuir para manchar a reputação da empresa no mercado, ainda traz custos adicionais devido a penalidade, retrabalho ou até mesmo necessidade de substituição de fornecedores A falta de conformidade com os termos do contrato pode resultar em custos adicionais devido a penalidades, retrabalho ou a necessidade de substituições de fornecedores.
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A pauta ESG nos contratos de fornecimento
Com a ascensão da pauta ESG, as empresas também têm buscado iniciativas que promovam uma cadeia de suprimentos mais sustentável a fim de mitigar os impactos negativos no meio ambiente, promover o bem-estar social e garantir práticas éticas e transparentes na cadeia de valor.
Ao incorporar critérios ESG nos contratos de fornecimento, as empresas definem expectativas claras, incentivam as práticas sustentáveis e promovem valores que refletem responsabilidade social e ambiental.
Veja 4 diretrizes que podem orientar a empresa a firmar o compromisso com a pauta ESG.
1.Identifique os principais requisitos
Determine quais são os requisitos específicos de ESG relacionados às ações ambientais, sociais e de governança que são relevantes para a sua empresa. Isso pode incluir compromissos relacionados à redução de emissões de carbono, gestão de resíduos, condições justas de trabalho, governança, transparência nos negócios, entre outros.
2. Inclua a cadeia de fornecimento do parceiro comercial
No contrato, expanda as cláusulas ESG para abranger não apenas o fornecedor direto, mas também a cadeia de fornecimento de segundo e terceiro nível, garantindo que os parceiros comerciais do seu fornecedor também cumpram padrões éticos, sociais e ambientais.
3. Estabeleça Auditorias Periódicas
Inclua cláusulas que estabeleçam auditorias periódicas a fim de garantir o cumprimento das práticas ESG estabelecidas em contrato. Você também pode solicitar relatórios regulares sobre as práticas executadas, proporcionando mais transparência no processo.
4. Certificações
Inclua cláusulas que incentivem ou exijam a conformidade com certificações e padrões reconhecidos internacionalmente. Como exemplo nesse caso, temos a ISO 14001 para gestão ambiental, ISO 9001 para gestão da qualidade ou ISO 26400 para compras sustentáveis.
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Como realizar uma boa gestão de contratos na cadeia de fornecimento?
Como já citamos anteriormente, uma boa gestão de fornecedores também está alinhada a uma boa gestão de contratos.
1. Estabeleça processos claros
Um dos primeiros passos para garantir um gerenciamento eficiente é estabelecer processos claros e bem definidos. Isso inclui a criação de modelos de contratos padronizados, a definição de responsabilidades e prazos e a documentação adequada de todas as atividades relacionadas a contratos.
Assim, você garante consistência, transparência e conformidade, facilitando a delegação de tarefas, reduzindo o risco de erros e permitindo que a empresa acompanhe facilmente o status de cada contrato.
É importante envolver todas as partes relevantes no estabelecimento desses processos, a fim de que todas as perspectivas sejam consideradas e os processos podem ser adaptados para atender às necessidades específicas da empresa.
2. Analise os riscos antes de assinar contratos
Antes de firmar o contrato com o fornecedor, realize uma análise de riscos a fim de identificar possíveis riscos associados ao contrato.
Um processo de homologação de fornecedores estruturado e automatizado pode ser uma ferramenta estratégica para alcançar bons resultados nesse quesito. Essa é a oportunidade para avaliar se determinado parceiro de negócio apresenta algum problema que possa apresentar riscos financeiros, operacionais, legais ou de reputação.
Mesmo se o fornecedor no momento da contratação não apresentar quaisquer indícios que representem uma ameaça ao seu negócio, é importante tomar medidas proativas e se precaver contra quaisquer irregularidades que possam vir a acontecer no futuro, a depender do quão estratégico é o fornecedor para o seu negócio.
Um exemplo é estabelecer no contrato cláusulas de penalidade por descumprimento de prazos, a fim de auxiliar a proteger a empresa de possíveis perdas financeiras, atrasos na entrega ou problema de qualidade.
Leia também: Gestão de Riscos: o que é, por que fazer e como implementar
3. Monitore e revise regularmente os contratos existentes
Revise regularmente os contratos existentes com seus parceiros comerciais, a fim de garantir que todas as partes estejam cumprindo as obrigações acordadas.
Isso envolve o estabelecimento de um sistema de monitoramento que rastreie prazos, entregas, pagamentos e outras métricas relevantes. Se um fornecedor não estiver cumprindo com as obrigações contratuais, a empresa poderá tomar medidas corretivas, ou em últimos casos, aplicar penalidades e até mesmo aplicar a rescisão do contrato.
Lembre-se que à medida que a sua cadeia de suprimentos evolui, as condições contratuais podem precisar de uma atualização para refletir as mudanças nas operações, nos preços ou nas regulamentações.
Leia também: Qual a importância do monitoramento de fornecedores?
4. Mantenha uma comunicação clara com os fornecedores
É importante manter uma comunicação clara e constante com os fornecedores para garantir que todos os termos e condições do contrato sejam entendidos e seguidos.
Seja por reuniões regulares, e-mails ou o canal que melhor se adeque à sua realidade, é importante fornecer feedbacks construtivos. Compartilhar mudanças em quaisquer requisitos ou até mesmo processos internos para ter uma resolução rápida e que esteja com as expectativas alinhadas.
Isso não só facilita a resolução de problemas, como também melhora a eficiência operacional e promove um ambiente de trabalho .
Conclusão
Uma boa gestão de contratos da cadeia de fornecimento ajuda a garantir a conformidade, controlar custos e fortalece o relacionamento com os seus parceiros comerciais.
Estabeleça processos claros, analise potenciais riscos que o seu parceiro comercial pode oferecer ao negócio. Mantenha uma comunicação clara com os fornecedores durante o ciclo de vida do contrato. Essas são ações que podem auxiliar e muito na construção de uma parceria sustentável e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
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